Opgesteld op 05.03.24

1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten en goederen aan u (de “Klant”) geleverd door KOLOS BVBA, een onderneming met maatschappelijke zetel te 2800 Mechelen, Hanswijkwtraat 42 en KBO-nummer 0715.518.916 (“Kolos”).

1.2. Deze voorwaarden zijn van toepassing op de diensten die Kolos zal verlenen aan de Klant (de “Diensten”) zoals omschreven in de offerte (de “Offerte” – Bijlage). Als de Klant na de uitvoering van de Diensten andere diensten of producten afneemt van Kolos, dan zijn deze voorwaarden ook van toepassing tenzij Kolos en de Klant daarvan schriftelijk zijn afgeweken. De Offerte heeft voorrang op deze algemene voorwaarden wanneer zij niet met elkaar verzoenbaar zijn.

1.3. Door deze offerte te ondertekenen, door het voorschot te betalen en/of door de samenwerking aan te vatten, aanvaardt de Klant deze voorwaarden. De verhouding tussen Kolos en de Klant staat beschreven in deze voorwaarden tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen tussen de partijen. Afwijkende voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing en niet tegenstelbaar aan Kolos, tenzij zij daar schriftelijk haar akkoord mee heeft bevestigd.

2.1. Kolos zal aan de Klant Diensten leveren zoals omschreven in de Offerte. De Diensten kunnen onder meer betrekking hebben op brand building, grafisch ontwerp, consultancy, software ontwikkeling en/of beheer en ontwikkeling van websites, opleiding en management van diverse software projecten. Voor zover de offerte de Diensten niet specifiek omschreven heeft in de Offerte, is Kolos gerechtigd deze naar eigen technisch en creatief inzicht uit te voeren en het op te leveren werk in haar eigen stijl te bewerken.

2.2. Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen in de Offerte, is de timing voor uitvoering van Diensten indicatief. Het behalen ervan is onder andere afhankelijk van de medewerking van de Klant. Indien Kolos redenen heeft om aan te nemen dat de Diensten niet uitgevoerd kunnen worden binnen de verwachte termijn, zal zij de Klant daarover inlichten. De Partijen zullen dan in overleg de timing aanpassen.

2.3. Tenzij anders bepaald in de Offerte, zijn de verbintenissen van Kolos middelenverbintenissen.

2.4. Kolos mag beroep doen op freelancers voor het uitvoeren van de Diensten. Kolos is een onafhankelijke contractpartij. Tenzij uitdrukkelijk anders is voorzien in de Offerte, staat het Kolos vrij om de tijdsindeling van uitvoering van de Diensten te bepalen. Kolos en haar medewerkers zullen op geen enkel moment in ondergeschikt verband werken ten opzichte van de Klant. Niets in deze overeenkomst zal worden geïnterpreteerd als het tot stand brengen van een arbeids-, uitzend- of joint venture-overeenkomst tussen de partijen.

3.1. De Klant biedt haar volledige medewerking aan Kolos voor de dienstverlening zodat de Diensten kunnen worden uitgevoerd. De Klant zal Kolos toegang verlenen tot alle informatie die redelijkerwijs vereist is voor de uitvoering van de Diensten. De Klant aanvaardt dat Kolos werkt op basis van instructies en wensen van de Klant.

3.2. De Klant zal tijdig feedback geven op door Kolos aangeleverde ontwerpen. Tenzij de Klant schriftelijk meer tijd vraagt, worden ontwerpen en materialen aanleverd door Kolos beschouwd te zijn goedgekeurd binnen 7 werkdagen na oplevering. De Klant begrijpt en aanvaardt dat vertragingen bij het geven van informatie, feedback en goedkeuring kan leiden tot vertraging in het leveren van de Diensten. De Klant is verantwoordelijk voor het nazicht van teksten die worden opgenomen in de materialen. Bij drukwerk is Kolos niet verantwoordelijk voor eventuele fouten of gewenste wijzigingen nadat de Klant haar goedkeuring voor de door Kolos aangeleverde materialen heeft gegeven.

3.3. Wat niet uitdrukkelijk is opgenomen in de Offerte is voor rekening van de Klant en wordt aangerekend in regie. Mondeling opgegeven wijzigingen worden uitgevoerd op risico van de Klant. Wijzigingen verlengen de verwachte datum voor voltooiing van het project.

3.4. De Klant garandeert dat de materialen (zoals foto’s en teksten) die zij aanlevert aan Kolos voor gebruik bij het project geen inbreuk maken op de rechten van derden, waaronder intellectuele eigendoms-rechten en de portretrechten van in foto- of audiovisueel materiaal weergegeven personen. Wanneer Kolos voor het project foto’s of opnames moet maken van personen, zorgt de Klant ervoor dat zij de toestemming van deze personen voor het gebruik van hun afbeelding heeft verkregen. De Klant vrijwaart Kolos voor elke aanspraak van derden in dit verband.

3.5. De Klant aanvaardt dat Kolos het recht heeft om tijdens deze de samenwerking en na afloop daarvan naar de Klant of het opgeleverde werk te verwijzen als referentie op zijn website of anderszins. Voor zover nodig, verleent de Klant Kolos hiervoor een kosteloze en beperkte licentie.

3.6. Bij verhuur aan de Klant van materiaal zoals een fotopaal, photobooth (“fotoautomaat”) of ander roerend en onroerend materieel waarvan Kolos eigenaar is, zal de Klant steeds aansprakelijk worden gesteld bij elke geleden schade, verlies, diefstal aan of van het gehuurde goed.

4.1. De Klant aanvaardt dat Kolos de contact- en bedrijfsgegevens van de Klant verzamelt en bijhoudt met het oog op facturatie en klantenbeheer. Deze informatie zal niet worden doorgegeven aan derden behalve voor boekhoudkundige doeleinden. De Klant kan te allen tijde contact opnemen met Kolos om zijn informatie te controleren of te corrigeren.

4.2. Indien de Klant gegevens ter beschikking stelt van Kolos zoals persoonsgegevens van klanten, personeel, of andere personen, dan zal Kolos deze informatie confidentieel behandelen en de geschikte technische en organisatorische maatregelen nemen om deze gegevens te beschermen. Kolos zal de gegevens verwijderen of terugbezorgen na voltooiing van het project. De Klant is en blijft de verwerker van deze gegevens.

5.1. De Offerte duidt de overeengekomen vaste prijs voor de Diensten aan (de “Projectprijs”). Bijkomend werk zal worden aangerekend in regie aan het vermelde uurtarief, tenzij Kolos en de Klant schriftelijk andere afspraken maken. De Projectprijs en het uurtarief zijn steeds uitgedrukt in EUR en exclusief BTW.

5.2. De facturen van Kolos, met uitzondering van de factuur zoals bepaald in artikel 5.3, worden betaald binnen dertig (30) dagen na de factuurdatum.

5.3. Tenzij uitdrukkelijk anders is voorzien in de Offerte, bedraagt het voorschot 40% van de Projectprijs. Kolos zal het voorschot factureren bij akkoord met deze offerte. De Klant zal dit factuur betalen binnen veertien (14) dagen na de factuurdatum. Kolos heeft het recht om het begin van haar Dienstverlening uit te stellen tot de volledige betaling van het voorschot. Als zij toch diensten verleent voor de betaling van het voorschot, doet dit geen afbreuk aan het feit dat betaling daarvan verschuldigd is.

5.4. Tenzij een ander betalingsschema is voorzien in de Offerte, wordt bij oplevering van de eerste versie een tweede factuur opgesteld van 40% van de Projectprijs. Bij oplevering van de definitieve versie wordt een derde factuur gemaakt van de resterende 20% en voor de in regie geleverde diensten. Bij diensten in regie die worden uitgevoerd na afronding van het in de Bijzonder Voorwaarden uiteengezette project, is Kolos gerechtigd om maandelijks te factureren.

5.5. Elk protest tegen een factuur moet schriftelijk worden meegedeeld binnen tien (10) dagen na de factuurdatum. Alle bedragen die op de vervaldagen niet zijn betaald, leveren een interest op van 1% per maand op het openstaand bedrag (elke begonnen maand wordt geteld als een volledige maand). Daarbovenop wordt een forfaitaire schadevergoeding in rekening gebracht van 10% van het verschuldigde bedrag met een minimum van 75 euro, tenzij een grotere schade bewezen wordt.

6.1. Kolos mag haar dienstverlening opschorten als en zo lang de Klant een van haar verplichtingen niet nakomt, waaronder betalingsverplichtingen. Bij niet-nakoming door de Klant is Kolos ook niet verplicht om toekomstige leveringen en/of prestaties uit hoofde van andere overeenkomsten met de Klant verder uit te voeren.

6.2. Bij ernstige of herhaaldelijke niet-materiële inbreuken op deze overeenkomst (waaronder het niet of laattijdig betalen van facturen) door de Klant die de Klant nalaat te verhelpen binnen tien (10) werkdagen na ontvangst van een ingebrekestelling van Kolos, heeft Kolos het recht om de overeenkomst buitengerechtelijk te ontbinden na schriftelijke kennisgeving.

6.3. Bij ontbinding van de overeenkomst lastens de Klant (of eenzijdige annulatie van de bestelling door de Klant) heeft Kolos recht op schadevergoeding. Deze schadevergoeding bedraagt minimaal volgende bedragen, zonder afbreuk te doen aan het recht van Kolos om meerschade te vorderen. Kolos is gerechtigd om betaalde voorschotten te verrekenen met deze bedragen.

• Binnen 42 uur voor aanvang van uitvoering van het project: 75% van de Projectprijs, vermeerderd met reeds door Kolos betaalde kosten.

• Binnen 72 uur voor aanvang van de uitvoering van het project: 50% van de Projectprijs, vermeerderd met reeds door Kolos betaalde kosten.

• Binnen 7 dagen voor aanvang van de uitvoering van het project: 25% van de Projectprijs, vermeerderd met reeds door Kolos betaalde kosten.

7.1. Tenzij uitdrukkelijk anders is voorzien in de Offerte, is en blijft Kolos de volledige en exclusieve eigenaar van alle intellectuele eigendomsrechten, met inbegrip van auteursrecht, op werken die zijn gecreëerd, ontwikkeld of voor het eerst in de praktijk worden gebracht in het kader van de uitvoering van de Diensten onder deze overeenkomst (“Intellectuele Eigendomsrechten”). Kolos verleent de Klant een niet-exclusieve, overdraagbare, sublicentieerbare licentie om de Intellectuele Eigendomsrechten te gebruiken voor zover dit nodig is om de Klant in staat te stellen de resultaten van de geleverde Diensten normaal te gebruiken. Deze licentie is afhankelijk van de tijdige en volledige betaling van de facturen van Kolos door de Klant.

7.2. Kolos en de Klant zullen in onderling overleg bepalen of de naam van Kolos wordt vermeld bij het gebruik van de door Kolos ontwikkelde materialen (bijv. bij publicaties op de website van de Klant). Kolos mag werken die zij voor de Klant ontwikkelt gebruiken als case study of anderszins ter promotie van haar onderneming.

7.3. Kolos erkent dat informatie die niet openbaar is en waartoe Kolos toegang krijgt tijdens de uitvoering van de Diensten, mogelijk vertrouwelijke informatie is (“Vertrouwelijke informatie”). Voor de duur van deze overeenkomst en een bijkomende periode van twee (2) jaar na de beëindiging van deze overeenkomst, zal Kolos geen Vertrouwelijke Informatie bekendmaken aan derden, behalve indien noodzakelijk voor de uitvoering van de Diensten. Kolos zal geen gebruik maken van Vertrouwelijke Informatie anders dan voor de doeleinden van deze overeenkomst.

8.1. Behalve bij opzettelijke fout is de aansprakelijkheid van Kolos beperkt tot het bedrag dat gedekt en uitgekeerd wordt door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Kolos (inclusief de eventueel door Kolos te betalen franchise).

8.2. Indien, om welke reden dan ook, een schadegeval niet wordt gedekt door de beroepsaansprakelijkheids-verzekering van Kolos, dan is de aansprakelijkheid van Kolos beperkt tot het totaal bedrag van de vergoedingen die door de Klant aan Kolos betaald werden in het kalenderjaar waarin het schadegeval heeft plaatsgevonden. De aansprakelijkheid van Kolos bij de dienstverlening reikt niet verder dan haar eigen tussenkomst.

8.3. Kolos is niet aansprakelijk voor verlies van omzet, winst of besparingen; gegevensverlies; of indirecte, incidentele of gevolgschade. Kolos is niet aansprakelijk voor schade of vertragingen die aan de Klant of derden toerekenbaar zijn of waarover Kolos geen controle uitoefent. Zo kan Kolos niet aansprakelijk worden gesteld voor, bijvoorbeeld, fouten in teksten na goedkeuring van de Klant, kleurafwijkingen in materialen en fouten bij de ontwikkeling van foto’s door labo’s.

8.4. Kolos is niet aansprakelijk voor vertragingen of de niet-voltooiing van het project als gevolg van overmacht of een overmachtstoestand. In dit geval is de Klant gehouden Kolos te vergoeden voor de reeds geleverde Diensten. Onder overmacht worden mede verstaan de ziekte of andere niet-beschikbaarheid van essentieel personeel voor het project. Desgevallend tracht Kolos in de mate van het mogelijke en met akkoord van de Klant in vervanging te voorzien. Als geen geschikte vervanger kan worden gevonden, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst te beëindigen. Indien een voorschot werd betaald, zal dit worden terugbetaald na aftrek van de reeds gedane kosten door Kolos. In geen geval zal er schadevergoeding verschuldigd zijn aan de Klant.

9.1. Deze offerte en voorwaarden omvatten de hele overeenkomst tussen de partijen en vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken met betrekking tot het voorwerp van deze overeenkomst.

9.2. Indien een bepaling van deze overeenkomst nietig wordt bevonden in een bindende en definitieve rechterlijke uitspraak, dan zullen de partijen de nietige bepaling vervangen door een geldige en afdwingbare bepaling die de inhoud en het effect van de getroffen bepaling zoveel mogelijk benadert binnen de wettelijk toegestane grenzen.

9.3. Wijzigingen in deze overeenkomst, aanvullingen of weglatingen, kunnen slechts overeengekomen worden met schriftelijke, gehandtekend en uitdrukkelijk akkoord van de partijen.

9.4. Geen van de partijen zal haar rechten of verplichtingen die uit deze overeenkomst voortvloeien, geheel of gedeeltelijk overdragen aan een derde zonder de voorafgaande en schriftelijke toestemming van de andere Partij.

9.5. Belgisch recht is van toepassing op deze voorwaarden. De ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Mechelen, is exclusief bevoegd voor eventuele geschillen. Partijen zullen echter voorafgaandelijk en schriftelijk proberen om geschillen minnelijk te regelen.